Информация по коронавирусу для корпоративных клиентов

В связи с пандемией коронавируса перед многими работодателями России встал вопрос, как минимизировать риски, обезопасить персонал и не прервать деятельность своей компании.

Как показывает практика, наиболее действенный способ борьбы с распространением инфекций — это ограничение социальных контактов. Поэтому одной из самых эффективных мер стал массовый перевод сотрудников на удаленную работу.

«АльфаСтрахование» поможет вам разобраться, как осуществить и оформить такой перевод правильно.

В сложившейся ситуации государственные власти обратились к работодателям с просьбой по возможности перевести персонал на удаленную работу. На данный момент (без условия ввода ЧС) такое обращение нужно трактовать именно как просьбу. Перевод работников на удаленную работу не является строго обязательным и решается в рамках ТК РФ.

Основанием для перевода сотрудника на «удаленку» может являться только соглашение сторон. Причем инициатива здесь может исходить либо от работника, либо от работодателя. Если сотрудник отказывается переходить на удаленную работу, то работодатель не в праве его заставить.

Сформировать список сотрудников, которых можно перевести на удаленную работу (без ущерба или с минимальным ущербом для выполнения их должностных обязанностей).

Опросить их о возможностях и желании работать удаленно.

Определить реальную возможность для данных сотрудников работать удаленно. Для этого необходимо уточнить:

• есть ли реальная возможность работать удаленно (имеется ли необходимая техника, доступ в интернет и прочее),
• предполагаемый (возможный) график работы, доступность для связи (постоянной или в оговоренное время), иные особенности работы с учетом исполняемых обязанностей.

Так как у многих компаний ранее не было опыта работы с сотрудниками на «удаленке», следующий этап очень важен — необходимо разработать порядок взаимодействия компании с такими сотрудниками.

Основная задача: регламентировать порядок и периодичность взаимодействия между работодателем и удаленными работниками, определить положения о коммерческой тайне, персональных данных и т.п.

Чтобы перевести работника на «удаленку», не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый о дистанционной работе. Достаточно внести в действующее соглашение соответствующие изменения.

В частности, следует оговорить следующие изменения:

• зафиксировать тот факт, что служебные обязанности сотрудника теперь будут выполняться удаленно;
• указать новое место работы сотрудника. Здесь можно привести адрес места жительства работника. Некоторые специалисты считают возможным ограничиться указанием на населенный пункт;
• Если для работодателя важно, чтобы работник использовал предоставленное или рекомендованное им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и т.п., то он вправе включить в договор с работником соответствующее дополнительное условие;
• условия возмещения работнику расходов, связанных с дистанционным исполнением трудовых обязанностей, а также, при необходимости, условия выплаты компенсации за использование работниками принадлежащих им оборудования и других средств труда;
• порядок и сроки представления работниками отчетов о выполненной работе;
• установить режим труда и отдыха для удаленного сотрудника, если работодатель считает необходимым это сделать (например, ему необходима связь с работником в определенное время дня или работник обязан присутствовать на совещаниях в определенные дни недели). При отсутствии в трудовом договоре с условием дистанционной работы подобных положений, работник вправе самостоятельно определять для себя режим труда и отдыха;
• установить момент возвращения на работу в офис. С большой вероятностью перевод на удаленную работу будет временной мерой, поэтому в дополнительном соглашении рекомендуется сразу урегулировать вопрос о порядке возврата сотрудников на работу в офис;
• определить иные моменты, которые работодатель и работник пожелают зафиксировать в отношении дистанционной работы.

Далее необходимо ознакомить (под подпись) сотрудников, переходящих на удаленную работу, с регламентами и требованиями к дистанционному исполнению должностных обязанностей. Передать работникам все необходимые инструкции (это можно сделать в бумажном или электронном виде).

Стоит отметить, что одним из важных моментов здесь будет определение порядка взаимодействия сотрудника и работодателя при постановке задач и их выполнении. Необходимо продумать форму постановки и доведения до работника его задач, получение от него отчета о результатах проделанной работы.

Также работодатель должен провести сотрудникам инструктаж о требованиях охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными им.

Передать, если в этом есть необходимость, сотрудникам, переводимым на удаленную работу, всю нужную технику (ноутбуки и т.п.). Заключить с сотрудником договор о материальной ответственности в отношении переданного ему имущества.

Осуществить все прочие необходимые меры, обеспечивающие эффективное дистанционное взаимодействие (например, получение электронных подписей, настройка удаленного доступа, общих чатов/каналов связи и т.п.).

После всех проделанных мероприятий доводим до сведения всех сотрудников компании (не только тех, кто переходит на удаленную работу) информацию о наступающих изменениях в режиме работы и порядке взаимодействия

• обеспечивать измерение температуры тела сотрудников на рабочих местах;
• отстранять от работы сотрудников с повышенной температурой;
• оказывать работникам содействие в обеспечении соблюдения режима самоизоляции на дому;
• незамедлительно представлять по требованию Роспотребнадзора информацию обо всех контактах заболевшего новой коронавирусной инфекцией (CoVID-19);
• обеспечивать проведение дезинфекции помещений, где находился заболевший;
• не допускать к работе сотрудников, которые должны соблюдать режим самоизоляции на дому.

Работодатели не обязаны переводить сотрудников на «удаленку», они делают это добровольно.

Принудительно перевести сотрудника на «удаленку» нельзя, он должен согласиться. Введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений.

Чтобы перевести работника на «удаленку», необязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый о дистанционной работе. Достаточно внести в действующее соглашение соответствующие изменения или подписать дополнительное соглашение.

Режим работы и отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению. Но если в соглашении будет указан конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан его придерживаться.

На удаленных сотрудников распространяются все права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников, согласно ТК РФ.

Ну вот и все. Если переводите сотрудников на «удаленку», делайте это правильно!